Po wejściu w życie przepisów RODO niszczenie dokumentów zostało obwarowane nowymi przepisami. Oznacza to, że obecnie dokumenty zawierające jakiekolwiek dane, w szczególności dane osobowe, prywatne i poufne, muszą być niszczone z największą starannością i z zachowaniem pełnego ich bezpieczeństwa na całym etapie niszczenia. Na rynku funkcjonuje wiele firm oferujących swoje usługi w zakresie profesjonalnego niszczenia dokumentów. Jednak niektóre firmy, z różnych przyczyn, decydują się na samodzielne wykonywanie tych prac. Podpowiadamy więc w jaką niszczarkę do biura należy się zaopatrzyć i na jakie parametry zwrócić uwagę.
Wybierasz niszczarkę do biura? Uwzględnij rodzaj niszczonych dokumentów
Przy wyborze niszczarki stacjonarnej należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Jeden z nich dotyczy dokumentów, które zamierzamy zlikwidować. Większość niszczarek biurowych jest przeznaczona głównie do plików papierowych. Jeżeli w naszej firmie przetwarzany jest tylko ten rodzaj materiału, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać takie urządzenie. Na rynku dostępne są jednak niszczarki biurowe z osobnymi wejściami na płyty CD i DVD, a także na karty kredytowe lub inne karty magnetyczne. Nośniki te nie mogą być niszczone przy pomocy ostrzy do papieru, gdyż mogą uszkodzić urządzenie. Niektóre firmy przechowują na płytach CD dane kontrahentów lub informacje o personelu. Chociaż jest to umierająca praktyka, jeśli nadal działa w twojej firmie, powinieneś kupić niszczarkę biurową, która również pozwoli na obsługę tych nośników. Karty kredytowe wykorzystywane są głównie w sektorze bankowo-finansowym. Z drugiej strony karta magnetyczna może służyć jako przepustka na wejście do fabryki. Konieczność zniszczenia tych tokenów pojawia się głównie po ich wygaśnięciu. Jeśli znajdują zastosowanie w biznesie, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniej niszczarki dającej możliwość uszkadzania tego typu nośników.
Inne parametry niszczarki biurowej — wybierz pojemność zbiornika i moce przerobowe
Innym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze niszczarki biurowej, jest rozmiar pojemnika niszczarki na zniszczone ścinki oraz moce przerobowe urządzenia. Pierwszy czynnik powie nam, jak często musimy opróżniać kosz niszczarki, w którym przechowywane są fragmenty uszkodzonych dokumentów. Jeśli planujesz niszczyć duże ilości dokumentów, to warto dla wygody wybrać niszczarkę biurową z większym pojemnikiem na zniszczone ścinki. Jednak mniejsze pojemniki oznaczają również większe bezpieczeństwo, ponieważ kawałki papieru są stale usuwane z biura i nie muszą przebywać w niszczarce tygodniami.
Idąc dalej, przyjrzyjmy się bliżej możliwościom obsługi niszczarki. Zazwyczaj identyfikuje się je na podstawie liczby kartek, które można zniszczyć za jednym razem, a także liczby kartek, które można zniszczyć na minutę. Producenci urządzeń często umieszczają te informacje w specyfikacjach. Jeśli dokumenty niszczone w biurze to tylko pojedyncze arkusze, które od czasu do czasu są umieszczane w niszczarce, nie musisz się zbytnio przejmować tymi parametrami urządzenia. Jeśli jednak dokumenty do niszczenia są spiętrzone lub są przetwarzane hurtowo i chcesz szybko wykonać zadanie, warto wybrać urządzenia odpowiednie do tego trybu pracy, tj. pozwalające na jednoczesne niszczenie wielu stron w krótkim czasie i tym samym zapewniające wysoką wydajność pracy.
Zabezpiecz dane i wybierz certyfikowaną niszczarkę do biura
Ostatnim, ale nie mniej ważnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę przy zakupie niszczarki biurowej, jest bezpieczeństwo danych. Urządzenie należy dobrać zgodnie z treścią dokumentu do zniszczenia. Wynika to bezpośrednio z faktu, iż niszczarki do papieru oferują różne klasy zabezpieczeń w zależności od rodzaju ostrza oraz rozmiaru i kształtu ścinek. Niszczarki biurowe o najniższej warstwie bezpieczeństwa wytwarzają długie paski dokumentów, ale nie nadają się do obsługi dokumentacji zawierającej dane osobowe, zwłaszcza dane wrażliwe. Im wyższa klasa bezpieczeństwa niszczarki, tym mniejsze ścinki otrzymujemy podczas niszczenia pliku. Oznacza to, że odzyskanie z nich danych i informacji będzie znacznie trudniejsze. Musisz wziąć pod uwagę dokumenty, które będziesz niszczyć, aby prawidłowo wybrać klasę bezpieczeństwa swojego urządzenia.
Wzięcie pod uwagę wszystkich tych czynników znacznie ułatwi wybór niszczarki biurowej, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.