27 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy o VAT, która kończy etap niepewności wokół obowiązkowego e-fakturowania i potwierdza obowiązek wprowadzenia KSeF. To formalny finał procesu legislacyjnego – teraz kluczowe są przygotowania operacyjne po stronie firm i biur rachunkowych.
Dwie fale w 2026 roku
Obowiązek będzie wprowadzany etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Dla najmniejszych działalności (ok. 10 tys. zł sprzedaży miesięcznie) przewidziano wydłużony termin – do końca 2026 r. Jeśli oferujesz usługi większym podmiotom, przygotuj się wcześniej: łańcuch dostaw i tak „pociągnie” Cię do KSeF w kwestii odbioru dokumentów.
Kamienie milowe przed lutym 2026
Ustawa wprost wskazuje daty technicznych kroków:
- Od 1 listopada 2025 r. podatnicy mogą pobierać certyfikat KSeF.
- Od 1 stycznia 2026 r. możliwe będzie składanie zgłoszeń (m.in. dotyczących uprawnień).
- Od 1 kwietnia 2026 r. do KSeF wejdą również faktury VAT RR.
Te daty warto uwzględnić w harmonogramie wdrożeń i szkoleń.
Numer KSeF w tytule przelewu
Obowiązek podawania w przelewie numeru faktury z KSeF (lub identyfikatora zbiorczego) zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Oznacza to rok 2026 jest czasem, który należy poświęcić na testy formatów przelewów i automatycznego uzgadniania rozrachunków, zanim staną się one obligatoryjne.
Formaty dokumentów i nowe możliwości
Od 2026 r. e-faktury mają być wystawiane w aktualnym wzorze (FA(3)), co niesie ze sobą zmiany oraz konkretne reguły dotyczące wypełniania pól. W ramach KSeF 2.0 przewidziano także obsługę załączników oraz rozszerzenia dotyczące różnych typów nabywców – co wymaga precyzyjnych procedur przechowywania i udostępniania materiałów dodatkowych (np. protokołów czy umów).
Tryb awaryjny i „offline24”
Jeżeli w momencie wystawiania faktury system jest niedostępny, ustawa dopuszcza wystawienie dokumentu poza KSeF i przesłanie go następnego dnia roboczego po ustaniu niedostępności. To nie „dowolność”, tylko ściśle opisany tryb – z obowiązkiem późniejszego nadania numeru w KSeF i zachowania spójności ewidencyjnej. Wdrożenie KSeF powinno obejmować ustalenie standardowej procedury operacyjnej (SOP) z uwzględnionymi kryteriami uruchomienia, rejestrem przypadków i odpowiedzialnością za dosłanie faktury.
Rok przejściowy
W pierwszych miesiącach 2026 r. przepisy przewidują rozwiązania przejściowe (m.in. mniej restrykcyjne zasady dla faktur czy płatności oraz szczególne regulacje dla sprzedaży rejestrowanej na kasach). Fakt, że na starcie nie ma pełnych sankcji, nie powinien usypiać czujności przedsiębiorców. Szybkie i sprawne ustalenie wszystkich spraw związanych z organizacją i uprawnieniami zaowocuje mniejszą ilością pracy w przyszłości, a także zmniejszy ryzyko przestojów w rozrachunkach.
Minimalny cel wdrożeniowy dla finansów i IT
Porządkowanie kartotek:
- Warto ujednolicić NIP, nazwy, adresy i formy płatności.
- Należy zablokować możliwość wystawiania faktur B2B bez numeru NIP.
Integracja i walidacje:
- Konieczne jest wdrożenie API KSeF i walidacji schemy.
- Trzeba też dodać czytelne komunikaty błędów oraz logowanie wysyłek i odbiorów.
Uprawnienia:
- Zaleca się rozdzielenie ról dotyczących wystawiania, wysyłki, odbioru i korekt.
- Udzielenie biuru rachunkowemu dostępu z jasno opisanym zakresem jest kluczowe.
Obieg akceptacji:
- Należy zdefiniować statusy, SLA oraz „STOP-klauzule”, które określą, co dzieje się, gdy dokument utknie między wysyłką a doręczeniem.
Rozrachunki:
- Już w 2026 roku warto rozpocząć testowanie matchowania płatności po numerze KSeF, zanim stanie się to obowiązkowe.
Checklisty operacyjne od Q4 2025 do Q1 2026
- Q4 2025: pobranie certyfikatu (od 1.11), audyt danych, wybór integracji, projekt ról i uprawnień, plan SOP dla offline.
- Styczeń 2026: zgłoszenia uprawnień, konfiguracja ERP/FK, scenariusze testowe (w tym odrzucenia i korekty), pilotaż na realnych kontrahentach.
- Luty – marzec 2026: start operacyjny dla firm z progiem >200 mln zł (luty), gotowość do odbioru u pozostałych, monitoring błędów i wskaźników jakości.
- Kwiecień 2026: dołączenie pozostałych przedsiębiorców, w tym procesy VAT RR w KSeF; stabilizacja i domykanie wyjątków.
Na co uważać w komunikacji z kontrahentami
Uzgodnij wspólny termin gotowości, format wymiany danych i sposób rozwiązywania rozbieżności (np. różnice w danych kontrahenta, zwroty dokumentów). Duzi odbiorcy przejdą do KSeF pierwsi, więc to oni będą narzucać rytm – brak zgodności procesów zwykle przekłada się na wolniejsze akceptacje i opóźnione płatności.
Konkluzja
KSeF to nie „kolejny moduł”, tylko nowy standard obiegu i rozliczania sprzedaży. Prawne ramy są już ustalone – znamy daty, wiemy, kiedy wejdą płatności z numerem KSeF i jak działa tryb awaryjny. Teraz liczy się rzetelna higiena danych, przypisanie ról i wdrożenie integracji z realnymi testami. Firmy, które zamkną te prace w najbliższych miesiącach, wejdą w 2026 r. bez niepotrzebnych przerw w cash flow – reszta będzie nadrabiać już pod presją terminów. Nie ryzykuj opóźnień i postaw na sprawdzone rozwiązania. Wejdź na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/ i poznaj temat bliżej .
