1. Świat przed ekranem – jak zacząć pisanie maila?
Zanim usiądziesz do napisania maila do wykładowcy, zastanów się chwilę. Twoje słowa będą pierwszym, co zobaczy na swoim ekranie. Chciałbyś, żeby były one odpowiednio sformułowane, czytelne i przede wszystkim – profesjonalne. Pamiętaj, że jesteś studentem, a nie kolegą z ławki. Komunikacja z wykładowcą powinna być na wysokim poziomie.
Pierwszym krokiem do napisania maila jest sformułowanie tematu wiadomości. Powinien on być krótki, zwięzły i odzwierciedlać główną myśl Twojego maila. Unikaj ogólników typu „Pytanie” czy „Prośba”. Lepiej napisz „Pytanie dotyczące zadania z wykładu z dnia 10.10” lub „Prośba o zgodę na przesunięcie terminu zaliczenia”.
Następnie, zastanów się nad strukturą Twojego maila. Najlepiej, jeśli będzie on składał się z trzech części: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. W wstępie powinieneś przywitać wykładowcę i ewentualnie przypomnieć o sobie, jeśli jesteś jednym z wielu studentów.
2. „Szanowny Panie Profesorze” – czyli o tytulaturach słów kilka.
Kiedy już masz gotowy temat i wstęp do maila, czas na właściwe sformułowanie adresata. Pamiętaj, że wykładowcy cenią sobie szacunek i profesjonalizm, dlatego zawsze zwracaj się do nich używając odpowiedniej tytulatury.
Jeśli piszesz do profesora, zwracaj się do niego „Szanowny Panie Profesorze”. Jeśli do doktora, „Szanowny Panie Doktorze”. Jeśli nie jesteś pewien, jaki tytuł posiada dana osoba, najbezpieczniej jest użyć formuły „Szanowna Pani/Szanowny Panie”.
Warto również zwrócić uwagę na kwestię polskich znaków diakrytycznych. Pisanie bez nich może sprawiać wrażenie niedbałości i braku szacunku. Zamiast „Szanowny Panie Profesorze”, napisz „Szanowny Panie Profesorze”.
3. Treść maila – jak skutecznie przekazać swoje myśli?
Kiedy już wiemy, jak zwracać się do naszych wykładowców, czas na najważniejszą część maila – treść. To tutaj musisz przekazać swoje myśli i pytania w sposób zrozumiały i profesjonalny. Pamiętaj, że wykładowca nie ma czasu na odszyfrowywanie Twojego przekazu.
Zacznij od jasnego i konkretnego sformułowania swojego problemu lub pytania. Unikaj luźnych skojarzeń i długich, zawiłych zdań. Pamiętaj, że im prostszy język, tym lepiej.
Następnie, przedstaw swoje propozycje rozwiązania problemu lub odpowiedzi na pytanie. Nie oczekuj, że wykładowca zrobi to za Ciebie. Pokaż, że jesteś zaangażowany i odpowiedzialny.
Na koniec, podziękuj za uwagę i wyraź nadzieję na szybką odpowiedź. Pamiętaj, że wykładowca jest również człowiekiem i doceni Twoją uprzejmość.
4. Czy emotikony są dozwolone? Tajemnice mailowej etykiety.
Emotikony stały się integralną częścią naszej komunikacji online. Czy jednak są one odpowiednie w mailach do wykładowców? Odpowiedź brzmi: zależy.
Jeśli masz bliski, przyjacielski stosunek z wykładowcą, emotikony mogą być akceptowalne. Jednak w większości przypadków lepiej jest ich unikać. Pamiętaj, że jesteś studentem, a nie kolegą wykładowcy.
Ponadto, unikaj języka potocznego i skrótów. Zamiast „btw”, napisz „przy okazji”. Zamiast „lol”, użycie „śmiech” lub „uśmiech”. Pamiętaj, że Twój mail jest odzwierciedleniem Twojego profesjonalizmu.
5. „Pozdrawiam serdecznie” – jak zakończyć maila z klasą?
Kiedy już masz gotową treść maila, czas na zakończenie. Tak jak w przypadku wstępu, i tutaj ważne jest, aby pokazać szacunek i profesjonalizm.
Zakończ maila formalnym pozdrowieniem, takim jak „Pozdrawiam serdecznie” lub „Z wyrazami szacunku”. Następnie podpisz się swoim pełnym imieniem i nazwiskiem. Jeśli jest to możliwe, dodaj również numer indeksu – ułatwi to wykładowcy identyfikację.
Pamiętaj, że mail to nie tylko treść, ale również forma. Dbaj o poprawność ortograficzną i interpunkcyjną. Unikaj błędów typu „pozdrawiam serdecznie” zamiast „Pozdrawiam serdecznie”.
6. Odpowiedź nadeszła! Jak interpretować reakcje wykładowcy?
Kiedy już wysłałeś maila, czas na odpowiedź. Jak ją interpretować? Czy brak odpowiedzi oznacza, że wykładowca Cię zignorował?
Na początek, pamiętaj, że wykładowcy są bardzo zajęci. Często mają wiele obowiązków i nie zawsze są w stanie odpowiedzieć na maila od razu. Daj im trochę czasu.
Jeśli po kilku dniach nadal nie ma odpowiedzi, możesz wysłać przypomnienie. Pamiętaj jednak, aby była to uprzejma prośba, a nie ultimatum.
Jeśli otrzymasz odpowiedź, staraj się ją interpretować w kontekście Twojego maila. Czy wykładowca odpowiedział na Twoje pytania? Czy podał dodatkowe informacje? Czy jest coś, co powinieneś zrobić teraz?
Pamiętaj, że komunikacja to nie tylko wysyłanie, ale również odbieranie informacji. Bądź aktywny i zaangażowany, a sukces jest gwarantowany!
