Obowiązujące przepisy wskazują sytuacje, kiedy kasa fiskalna jest wymagana podczas prowadzenia działalności. Istnieją jednak pewne wyjątki od tych zasad. Jak to wygląda w przypadku hoteli i pensjonatów? Kiedy ich właściciele mogą zrezygnować z kas?
Zwolnienie z obowiązku obsługi kasy – nocleg bez wyżywienia
Czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 marca 2018 roku. Zgodnie z dostępnymi tam zapisami, z kasy fiskalnej można zrezygnować w przypadku prowadzenia działalności bez wyżywienia. Jak to jednak zwykle bywa, dzieje się tak wyłącznie pod pewnymi warunkami. Te zaś określa § 2 ust. 1 w zw. z poz. 39. Pensjonaty i hotele mogą skorzystać ze zwolnienia, gdy:
- zapłatę za wykonaną usługę otrzymają w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Pieniądze muszą zostać przelane na rachunek bankowy podatnika lub rachunek w spółdzielczej kasie, której jest członkiem,
- ewidencja i dowody zapłaty w sposób jednoznaczny wskazują, jakiej czynności dotyczyła zapłata.
Oczywiście podatnik w tym samym czasie nie może świadczyć usług gastronomicznych. Spełnienie tych warunków pozwala hotelom i pensjonatom na rezygnację z kasy fiskalnej.
Kiedy kasa w hotelu lub pensjonacie jest potrzebna?
Jeśli zaś chodzi o pozostałe przypadki (czyli wówczas, gdy prowadzone są usługi gastronomiczne), ewidencja przy użyciu kas jest wymagana. Wynika to bezpośrednio z ustawy o VAT, a mówiąc dokładniej, z art. 111 ust 1., który wskazuje, że obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy użyciu kasy rejestrujące nakładany jest na wszystkich podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Co więcej, hotele i pensjonaty nie mogą skorzystać z możliwości „ucieczki” od obowiązku wykorzystania kasy fiskalnej z powodu nieprzekraczania rocznych obrotów w kwocie 20 tysięcy złotych. Takich zwolnień nie stosuje się bowiem w przypadku usług z wyżywienie.
Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorcy mają możliwość ubiegania się o ulgę na kasę fiskalną online. Wynieść może ona nawet 90% ceny jej zakupy, ale nie więcej niż 700 złotych. Uzyskanie ulgi będzie możliwe wówczas, gdy podatnik rozpocznie ewidencjonowanie w wyznaczonych terminach. Kwestie te definiuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.
Co równie istotne, zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, podatnik musi zwrócić ulgę w sytuacji, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży zakończy działalność lub nie spełni warunków związanych z obowiązkowym przeglądem kas.
Zaliczka przed wykonaniem usługi – co z kasą fiskalną?
Na koniec warto jeszcze poruszyć kwestię zaliczek przekazywanych przez klientów jeszcze przed realizacją usługi. Zgodnie z przepisami, taka czynność musi zostać udokumentowana fakturą, chyba że zaliczka pochodzi od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takiej sytuacji podatnik musi skorzystać z kasy rejestrującej. Ewidencjonowanie musi nastąpić z chwilą otrzymania gotówki lub potwierdzenia, że zapłata wpłynęła na rachunek bankowy (transakcje bezgotówkowe). Przedsiębiorcy nie zawsze o tym pamiętają, co nie niestety jest działaniem wbrew przepisom.
Podsumowując, właściciele hoteli i pensjonatów mogą zrezygnować z konieczności prowadzenia ewidencji przy użyciu kas fiskalnych tylko wówczas, gdy świadczą usługi bez wyżywienia. W pozostałych sytuacjach kasa wymagana jest zawsze. Przedsiębiorcy są w stanie również skorzystać z ulgi na kasę fiskalną, chyba że nie spełnią wskazanych w przepisach kryteriów. I w końcu, w przypadku otrzymania zaliczki, fakt ten musi zostać potwierdzony na fakturze lub kasie rejestrującej.
